24/9 Everything is going well

During this 2 weeks, we have started to advertise the whole film festival in a few main Chinese quarters in Sydney, such as burwood, chatwood, strathfild, hursville. The work was so simple but repeated. The volunteers have to put up the posters and distribute flyers nearby Chinese shop, restaurant, market etc. I'm sure the information of film festival have been broadcasted on TV, radio and published on the magazine, newspaper. We will also be hanging the flags of film festival around the city just ahead of opening ceremony day. So poster and flyer are the most basic way to make public to know what is going on. We assigned 7 groups to the different districts we were planning to finish all the works in 2 weeks.   

When I assigned the flyers to the passers-by, most of them were nice and kept it, but some others were not kind to us. They got it but thrown it away when we left. That was really uncomfortable. If you don't want it, just refused at first. That still reminded me of taking flyers from other people. If you received it kindly, that will be the biggest respect for the people who's working. 

In the meantime, we still have other stuffs to do, like chose the ceremony site and dinner restaurant, arrange the hotel for the guests who will come from China. Besides, the place of the media conference and film forum. We chose one theatre in UTS to be our film forum room and UTS also was one of the sponsors. From all the work, I realized that there will be various of work to be prepared behind the every event or festival. Maybe we can only see the superior views and shining star in front of red carpet, which is all relied on the hard-working staffs and volunteers. We should give applauds for ourself as one of the members in the event.

the volunteer meeting 15/9

Let's kick off the first thing. Recruiting the event volunteers. In the two weeks, we will recruit about 30 volunteers and I will assign them to the different groups. I edited the recruitment news and put it into the Website, then all I have to do is waiting. 

Since the news was putting on the website, I received more than 40 resumes and it was a huge workload to record every application and the special talent of each employees which help me put them in the suitable station. After a week of screening, there were 30 volunteers who will be one part of our group. One key of the key job for me was to call them together to have the first meeting, which was more like the meeting I attended. The different thing was that I am the one who will control all the things. I couldn't describe how nervous I was but I am more than ready to do it. 

I planed to have a meeting on Saturday, because most of volunteers are full-time students or part-time worker, so Saturday would be fine for everyone. I found a bad situation that happens in most Chinese group or event, being late for everything. I don't know why no one was appeared in the office at 2pm even though I have mainly talked about the issues of time in email. Being punctual, as far as I thought, would be the most important thing whatever you do. Especially for the group activities, all the people is just waiting for someone, that's absolutely irresponsible. The meeting almost delayed for half hour, and I emphasised on this problem again. Afterwards, I arranged the shift, which will be vital works before the opening ceremony. 

At the meantime, the Supervisor Mr. Ray and I went to choose the staff uniform for all employees including me, and I prefered the purple T-shirt selfishly, but I'm sure it is the perfect one. Technically speaking, all preparations were finished, and we are moving on to the "actual work".

Looking forward to publicizing our film festival.

The second meeting

Week 2  7/9

Today it is our second group meeting that will allocate the tasks separately . What I firstly have to do is to make a proposal for the future tasks. I have never done this kind of work before and I have no idea how to organize it. I search it on Google and try to look for a model. My first try to make a proposal is definitely not OK then, and my supervisor teach me how to make it step by step. 

At the beginning, I think the written plan or proposal is not that big deal because it is event, the point is how to operate it during the process of event. But my supervisor told me that a good ending is definitely led by a good beginning, and the good beginning is what you can think about or plan on paper. When we finish all the event, you will be thankful to your proposal. 

I try my best to list what I have to do in the coming weeks, after I rewrite several times, I summarize it and there are 2 points that I can put into use in future. Firstly, Do not ignore every single tiny details in the proposal. Every little tiny part that you might overlook can lead to a bad result. It would take some time to rethink and rewrite in order to planning comprehensively, but it is worth to do that. In addition, back-up is always necessary. You may have to prepare two proposal what if something urgent happens. Making a back-up helps you to take a turn to be out of danger when you are in trouble. 

That's what I learn today, I'm sure it must be helpful.

First meeting

Week 1   1/9 

First meeting

We were gathered to meet each other and the supervisor will introduce all the colleagues and the duty of us. 10 volunteers were going to be engaged with this event. Chinese film festival is an non-profit organization, which aims to provide local people and Chinese audiences opportunity to explore the Chinese culture, history and evolution from the Chinese film.

There will be about 20 films selected to take part in this film festival, and the opening ceremony will be the most important part of all the event. More than 30 famous Chinese film stars will be able to come to Sydney and participate in the ceremony, which cheers me up definitely. 

So before the ceremony, lots of work need to be prepared. The group of translation will be responsible for translating the introduction of the films, news release and film program, which requires carefulness and patience. Another group is what I'm always interested in, media group. They will be charge of writing news letters, communicating with the television, radio, newspaper and magazine. In addition, recording audio, interviewing the actors and actresses when they are in Sydney, editing the film trailers and making film program which will be showed on the ceremony day, all of this stuff is more than professional and technical. As a consequence, the group of media requires the people who are majored at the professional media course. The third part of the film festival is quite skilled and professional as well, that is group of design. As you can image, official website, film program, brochure, flags are the main but trivial works. the last part is mine, event assistant who will manage the volunteer team, personnel assignment, edit and collect questionnaire and all the administrative tasks. 

It seems like it's a super professional and clear team and it is advantageous for every teamworker to make the most use of skills and abilities. All of this is new and excited for me and I can make it clear what exactly the festival is. Of course, my colleagues are very kind and nice. Looking forward to our next step.